小規模マンション、自主管理マンション、経費削減

経理・帳簿 自主管理マンションサポート 生活保護

小規模マンション 自主管理の悩み

半澤直樹 ロケ地 第1話 最終場面 横浜市金沢区


行政書士の経理・帳簿業務


帳簿・経理業務を当事務所ではお受けしています。もともと業務範囲外だったのですが既に10年近くお仕事をお受けしていてこのような悩みが世間にはあるのかと気が付き最近他のお仕事もお受けするように体制を整えています。元々はある箱根のリゾートマンションで発生した事件がこのお仕事の発端でした。守秘義務の制限があるので個人名、マンション名はここでは開示できませんが箱根の由緒あるリゾートマンションで経理担当理事が業務上横領に該当する行為を行いました。
年に数回現地に行くようになると近くのマンションでも似たような事例はあるように聞き及びます。

事件の概要

その経理担当理事は、マンションの修繕積立金と管理費の未使用分(分別管理していませんでした。)、約2300万円を2年6カ月ほどで全て引き出してしまいその後も管理費が不足していると所有者に個別に説明し入金を催促していました。結局、温泉供給組合や地元の新聞屋さん、工事業者があのマンションの集金はできないとの噂が立ち所有者たちが異常自体に気が付き事件となりました。
このマンションは、中強羅駅(ケーブル)のそばで落ち着いた雰囲気と豊かな緑に囲まれ非常に過ごしやすいマンションとなっています。私も関係者として年に3回ほど利用させていただくことがあり愛犬と一緒に泊まらせていただきます。

 

さて、異常事態が発生したことまでは区分所有者は気が付きましたが、その後、問題になったのは理事長印と通帳とカードの回収です。経理担当理事は電話にも出ず逃げ回ります。緊急総会が開かれ理事長と経理担当理事の解任動議が可決されます。その議事録を持って取引銀行(管理費振込銀行で一つだけでした)に駆け込み以前の通帳とカードを無効にします。

 

このタイミングで私は呼ばれました。相談を受け、裁判になることは当然予想されるので知り合いの弁護士にも入っていただき対策委員会が結成されました。私の役割は、銀行の取引記録を取り寄せ入出金の記録を精査し横領した金額の確定と裁判の資料作成でした。

裁判のその後

2年6カ月の銀行記録はものすごい分量で、エクセルシートに転記し日付を確認しマンションの支出伝票と突き合わせる作業は結構苦労しましたが、裁判の資料としては十分なものに仕上がりました。弁護士は民事で勝訴をおさめ横領理事の自宅差押、競売申立てまで速やかに進行し管理組合側の完全勝利で終了できました。

 

さて、その後のこのマンションでは今後の運営はどのように進めていこうか真剣に検討されましたが、結局、特定の理事を信用して任せきりしてはいけないことには全員納得するのですが、自分が輪番制の理事をすんなり引き受けるかといえば全員口を濁します。そのため経理担当行政書士(簡潔に言えば、収入・支出監視担当の外部委託業者)を雇うこととなりました。

なぜ行政書士がマンションの経理を監視するのか

当事務所のマンション経理業務は、自主管理マンションを対象にしており中・大規模マンションには対応できません。基本的に小規模マンションでマンション管理会社に管理委託すると採算が合わないマンションのためのサービスです。
マンション管理会社(ビル管理会社も同様)は、業務受託、見積もりの際には限界ぎりぎりまで年額管理費を引き下げて入札してきます。彼らの目的は、一旦管理を受託した後の諸設備の工事受託で収益を取っていくことです。(私、ビル管理会社に在籍したこともあるので真実です。)
※下記事例は私が実際に記帳業務を受託しているマンションの収支を元に作成しています。

 

管理会社に管理業務を委託した場合(総戸数25戸)

毎 月 の 収 入

毎月      約100万円

毎 月 の 支 出

管理会社委託費   20万円
管理人給与(住込) 15万円
温泉供給費     15万円
共用部費用     10万円 
(ガス、電気、水道、電話)

収    支

余剰分       40万円
 ※ここから毎月 補修工事の指摘で
工事費が引かれます。

 

経理監視業務だけ外注した場合(総戸数25戸 自主管理)

毎 月 の 収 入 毎月      約100万円
毎 月 の 支 出

管理人給与(住込) 15万円
温泉供給費     15万円
共用部費用     10万円
 (ガス、電気、水道、電話)
経理・帳簿     1.8 万円

収    支

余剰分       58.2万円
※マンションの修繕工事は、住民の指摘によりその都度実施


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